La Colla del Drac del Poble Nou tracta les dades personals de les persones associades, participants i persones vinculades d’acord amb el Reglament (UE) 2016/679 (RGPD), la Llei Orgànica 3/2018 (LOPDGDD) i la normativa catalana aplicable. Aquesta política explica com recollim, utilitzem i protegim les dades personals.
1. Responsable del tractament
Colla del Drac del Poble Nou
NIF: G60251006
Adreça: Carrer del Joncar, 35, 08005 Barcelona
Correu de contacte: secretaria@dracpoblenou.cat
Representació legal: Presidència
2. Finalitats del tractament
La Colla tracta dades personals per a les finalitats següents, d’acord amb el Registre d’Activitats de Tractament (RAT):
2.1. Gestió de persones associades
Altes, baixes, modificacions, cens, quotes i comunicacions internes.
Base jurídica: execució del contracte associatiu, obligacions legals i consentiment en el cas de menors.
2.2. Gestió d’activitats, actuacions i participació
Organització d’assajos, activitats, actuacions i convocatòries.
Base jurídica: execució del contracte associatiu i interès legítim.
2.3. Comunicacions internes
Enviament de butlletins, avisos i circulars.
Eines: Mailchimp, WhatsApp i correu corporatiu.
Base jurídica: interès legítim i execució del contracte associatiu.
2.4. Gestió de materials i cessió temporal
Registre de responsabilitats i control de retorns.
Base jurídica: execució del contracte associatiu i interès legítim.
2.5. Cessió temporal de tutoria legal
Autoritzacions puntuals per a activitats amb menors.
Base jurídica: consentiment explícit.
2.6. Gestió econòmica i comptable
Quotes, pagaments i obligacions fiscals.
Base jurídica: obligació legal i execució del contracte associatiu.
2.7. Xarxes socials, comunicació pública i imatges
Difusió d’activitats i comunicacions públiques de la Colla mitjançant xarxes socials, web i materials de comunicació. Inclou la captació i publicació d’imatges (fotografies i vídeos) d’activitats, actuacions i esdeveniments, així com la conservació d’imatges rellevants per a finalitats de memòria històrica.
Categories de dades: imatges de persones sòcies, participants, voluntaris, públic assistent i menors d’edat; Les imatges accessòries captades en espais públics es tracten sota interès legítim, aplicant minimització.
Base jurídica: consentiment explícit (especialment en el cas de menors); interès legítim en imatges accessòries; per a dades especials eventuals, consentiment explícit segons l’article 9.2.a RGPD.
Destinataris: xarxes socials (Instagram, X, Facebook, YouTube), web de la Colla, materials de difusió i mitjans que cobreixin activitats.
Transferències internacionals: la publicació en xarxes socials pot comportar transferències fora de l’EEE, sota Clàusules Contractuals Tipus (SCC) i mesures de seguretat reforçades.
Conservació: imatges de difusió fins a retirada del consentiment o finalització de la finalitat; imatges d’interès històric amb conservació indefinida aplicant minimització.
Mesures específiques: emmagatzematge segur en Google Workspace, accés restringit, selecció prèvia de contingut, prohibició d’enviament per WhatsApp excepte casos operatius, i procediment de despublicació en cas de revocació.
2.8. Gestió documental interna
Elaboració i custòdia d’actes, protocols i documentació de governança.
Base jurídica: interès legítim i obligacions legals.
Mesura específica: les actes completes són d’accés restringit a la Junta Directiva.
2.9. Delegació de vot
Gestió de butlletes i representacions a assemblees.
Base jurídica: execució del contracte associatiu i obligacions estatutàries.
2.10. Assistència a assemblees
Verificació d’assistència i quòrum.
Base jurídica: obligacions estatutàries i interès legítim.
2.11. Presentació de candidatures a Junta Directiva
Gestió del procés electoral intern i verificació de requisits.
Base jurídica: execució del contracte associatiu, obligacions estatutàries i interès legítim.
2.12. Autorització de participació de menors en activitats externes
Gestió de l’autorització per a activitats, desplaçaments i actuacions, incloent-hi autoritzacions específiques exigides per normativa sectorial, com ara la participació de menors en activitats amb artificis pirotècnics d’acord amb el punt 5 de l’article 2 de la ITC 18 del RD 989/2015.
Base jurídica: consentiment explícit dels tutors legals.
2.13. Persones interessades en entrar a la Colla
La Colla tracta les dades de les persones que contacten per sol·licitar informació prèvia abans de fer-se sòcies. Les dades recollides (nom, correu electrònic, telèfon i informació facilitada voluntàriament) s’utilitzen exclusivament per respondre la consulta i oferir informació sobre les activitats, funcionament i requisits de l’entitat.
Base jurídica: consentiment de la persona interessada en enviar la seva sol·licitud.
2.14. Formulari de contacte del web
La Colla tracta les dades introduïdes al formulari de contacte del web (nom, cognoms, correu electrònic, telèfon i comentaris) exclusivament per respondre la consulta i gestionar la comunicació amb la persona interessada.
Base jurídica: consentiment de la persona interessada en enviar la seva sol·licitud.
2.15. Arxiu històric de socis
La Colla conserva dades mínimes de les persones que han estat sòcies amb finalitats d’arxiu històric i preservació de la memòria cultural de l’entitat. Les dades conservades inclouen nom i cognoms, any d’alta i baixa, càrrecs exercits i participació en activitats rellevants. No es conserven dades de contacte ni informació que no sigui necessària per a aquesta finalitat.
Base jurídica: interès públic en la conservació del patrimoni cultural i històric, d’acord amb l’article 89 del RGPD, aplicant criteris estrictes de minimització de dades.
3. Categories de dades tractades
– Segons la finalitat, es poden tractar:
– Dades identificatives (nom, cognoms, DNI/NIE).
– Dades de contacte (telèfon, correu electrònic).
– Dades bancàries (quotes).
– Dades de representació legal (menors).
– Imatges en activitats públiques.
– Informació organitzativa i intervencions en òrgans interns.
– Informació aportada en candidatures.
– Informació sanitària bàsica aportada voluntàriament (al·lèrgies, medicació essencial) en activitats amb menors.
– També es poden tractar dades identificatives i sanitàries mínimes requerides per autoritzacions específiques vinculades a activitats regulades (per exemple, activitats amb artificis pirotècnics).
La Colla no tracta categories especials de dades, excepte les estrictament necessàries per garantir la seguretat de menors i sempre amb consentiment.
El tractament d’informació sanitària es basa en el consentiment explícit segons l’article 9.2.a del RGPD.
4. Terminis de conservació
Els terminis s’ajusten al RAT:
– Persones associades: mentre siguin sòcies + 5 anys bloquejades. Després passen a l’arxiu històric permanent.
– Activitats i participació: 1 any després.
– Comptabilitat: 5 anys.
– Delegacions de vot: 1 any.
– Assistència a assemblees: 5 anys.
– Documentació interna i actes: permanent.
– Imatges: fins a retirada del consentiment o finalització de la finalitat.
– Candidatures a Junta: 5 anys si són electes; 1 any si no ho són.
– Autoritzacions anuals de menors: 1 any.
– Sol·licituds de persones interessades: fins a 1 any des de l’últim contacte. Si la persona finalment és alta passa a tenir el tractament de persona associada.
5. Comunicació de dades
Les dades no es cedeixen a tercers, excepte:
Obligacions legals (Hisenda, bancs, administracions).
Serveis tecnològics necessaris per al funcionament de l’entitat (Google, WhatsApp, Mailchimp), sempre sota contractes de tractament i garanties adequades.
6. Transferències internacionals
L’ús de Google Workspace, WhatsApp, Mailchimp, X, Meta (Instagram i Facebook) i YouTube pot comportar transferències fora de l’Espai Econòmic Europeu. Aquestes transferències es realitzen únicament quan el proveïdor aplica Clàusules Contractuals Tipus (SCC) i mesures tècniques i organitzatives reforçades (xifratge, control d’accessos, minimització de dades). La Colla revisa periòdicament els compromisos de compliment d’aquests proveïdors.
7. Mesures de seguretat
La Colla aplica mesures tècniques i organitzatives adequades, incloent:
– Permisos diferenciats al Drive segons funcions.
– Ús preferent del correu corporatiu.
– Prohibició de compartir dades amb enllaços oberts o per WhatsApp.
– Custòdia física en armari tancat.
– Dispositius personals protegits amb contrasenya.
– Restricció d’accés a actes completes.
– Accés limitat a autoritzacions de menors i informació sensible.
– Les autoritzacions relatives a activitats regulades, com les que impliquen l’ús d’artificis – pirotècnics, es custodien amb accés restringit i només s’utilitzen per complir els requisits legals i operatius de l’activitat.
– Les imatges es gestionen amb accés restringit, emmagatzematge segur i procediments de selecció i despublicació en cas de revocació.
8. Drets de les persones
Les persones interessades poden exercir els drets següents: accés, rectificació, supressió, limitació, oposició, portabilitat i revocació del consentiment.
Per exercir-los, cal enviar un correu a secretaria@dracpoblenou.cat indicant la sol·licitud i acreditant la identitat.
També es pot presentar una reclamació davant l’Autoritat Catalana de Protecció de Dades (APDCAT).
9. Revisió de la política
Aquesta política es revisa anualment o quan hi hagi canvis normatius o organitzatius.